3.1 Zweckbestimmung zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: - Nachweisführung der Teilnahme am Trainings- und Wettkampfbetrieb, - Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen - Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des LSB zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins: - persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet. - Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.
3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag
zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen
3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.
4. Erhebung der Daten
4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Mitglieder des Vereins
Interessenten an einer Mitgliedschaft
Beschäftigte des Vereins
Lieferanten des Vereins
Mitarbeiter übergeordneter Verbände sowie öffentlicher Einrichtungen
Besucher des Internetauftrittes
4.2 Art der gespeicherten Daten
Abrechnungsdaten/Adressdaten
Bankverbindungsdaten
Geburtsdatum
Nationalität
IT-Nutzungsdaten/Log Daten/Protokolldateien
IP-Adresse
Kontaktdaten
Name/Vorname/Anrede/Titel
Vertragsdaten
Vertragsstammdaten
Zahlungsdaten
4.3 Herkunft der Daten IP-Nutzungsdaten, IP-Adressen und damit verbundene Standortdaten werden vom Hoster erhoben, alle anderen Daten werden vom Betroffenen erhoben.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
5.1 Interne Empfänger Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Mitgliederverwaltung
Buchhaltung
IT-Sicherheit
Übungsleiter
5.2 Externe Empfänger und Dritte
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Landesverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).
Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.).
6. Zugriffsberechtigte Personen
6.1 zugriffsberechtigte Personen
Vorstandsmitglieder
Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung
Verantwortlicher für Buchhaltung
Verantwortlicher für IT-Sicherheit
Übungsleiter
6.2 Berechtigungskonzept
Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten
Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).
Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).
Übungsleiter erhalten eingeschränkten Zugriff auf Mitgliederdaten wie folgt: Kontaktdaten, Notrufnummer der Eltern bei Minderjährigen
7. Auftragsverarbeitung als Auftraggeber Auftragsverarbeiter: STRATO AG Auftragsbereiche:
Protokoll der Internetzugriffe (IT-Sicherheit)
Vereinsinterner E-Mail-Verkehr
Hoster für geschlossenen Benutzerbereich der Homepage
Online-Datenspeicher
Verarbeitungsvertrag: ADV-Vertrag nach BDSG Eignung: zertifiziert nach ISO 27001 Standort: Deutschland
8. Datenübermittlung in Drittstaaten / internationale Organisationen
8.1 Übermittlung personenbezogener Daten Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet ausschließlich nach schriftlicher Einwilligung des Betroffenen statt.
8.2 Drittstaaten / internationale Organisationen Drittstaaten sind Länder außerhalb der EU / des EWR. Zu Drittstaaten bestehen gegenwärtig keine Verbindungen des Vereins, die eine weitergehende Prüfung erforderlich machen. Sollten aufgrund sportlicher Verbindungen Drittstaaten hinzukommen, ist dieser Verfahrenspunkt entsprechend zu ergänzen.
8.3 angemessenes Datenschutzniveau Drittstaaten gewährleisten kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist daher nur nach besonderer Prüfung vorzunehmen.
9. Regelfristen für die Löschung von Daten
9.1 Speicherdauer Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen: Löschung nach 10 Jahren: - Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen. - Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden Löschung nach 6 Jahren: - Daten über Lohnabrechnungen und vergleichbare Vergütungen - Geschäftsbriefe und E-Mails Löschung nach 3 Jahren: - Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)
Daten, die nicht unter die vostehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.
9.2 technische Beschreibung der Datenlöschung Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personengebundenen Daten wie folgt um: - Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht. - einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht. - E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht. - Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt. - manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personengebundene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen.
10. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)
10.1 Allgemeine Beschreibung Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS). Die Sicherheit der Verbindung zur öffentlichen Homepage wird durch ein SSL-Zertifikat hergestellt. Vereinsinterne Berichte werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt. Sämtlche Zugriffe auf die Homepage werden im Rahmen der ADV (siehe Ziffer 7) protokolliert. Diese Protokolle werden regelmäßig auf Auffälligkeiten überprüft. Sofern bei den Überprüfungen festgestellt wird, dass Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche oder Systemroutinen von Seiten nicht dazu Berechtigter erfolgt sind, erfolgt für Adressbereiche außerhalb der Europäischen Union die Sperrrung des gesamten Adressbereiches (allow from all, deny from separates). Bei Zugriffsversuchen aus Adressbereichen der Europäischen Union erfolgt neben der Sperrung des Adressbereiches auche eine Sicherheitsmeldung an den jeweiligen Provider des Adressbereiches. Bei unerlaubten Zugriffsversuchen innerhalb Deutschlands erfolgt eine Sicherheitsmeldung an den Provider des Adressbereiches sowie in Kopie an das BSI. Der Adressbereich wird in diesem Fall nicht gesperrt. Die Mitgliederdaten werden kontinuierlich gesichert. Zusätzlich werden vor jeder Veränderung der Programmversionen Komplettsicherungen des Gesamtprogramms sowie der Daten vorgenommen. Der Onlinespeicher wird regelmäßig auf Offline-Speichermedien gesichert. Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung. Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.
10.2 verbleibendes Risiko Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme (Stichwort Symantec SSL-Gate). Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen u. a.:
Anwesenheitspflicht für Erziehungsberechtigte an allen Trainingsstunden und (auch mehrtägigen) Lehrgängen mit minderjährigen Vereinsmitgliedern. Damit kann auf die Erfassung einer Notfall-Telefonnummer verzichtet werden.
Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge.
Mitgliederverwaltung durch ein System von Karteikarten.
Anschaffung eines Tresors entsprechender Sicherheitssufe oder Anmietung eines Schließfaches für die karteikartengeführte Mitgliederverwaltung.
Übermittlung von Mitgliederdaten an den Landessportbund ausschließlich in Papierform (beim LSB NRW nicht möglich).
Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letzlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte. In der Folge wäre als sicherste Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten die Auflösung des Vereins zu empfehlen.
11. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten
Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.
12. Prüfung durch den Vereinsvorstand Dieses Verzeichnis ist am 04.04.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.
Quelle: Dieses Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wurde erstellt unter Verwendung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten des SFV Feuerblume e. V. und individuell angepasst.
Ansprechpartner
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Die Feldsaison im Westdeutschen Hockey-Verband läuft von April bis Oktober.
