1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Hockey-Club Herne e. V.
z. H. Herrn Marc Wiedermann
Schillerstr. 67
44623 Herne
2. Vertretung
Marc Wiedermann (Vorsitzender)
Schillerstr. 67
44623 Herne
3. Verantwortlicher für Datenverarbeitung
Ronald Kuhn (Webmaster)
Bochumer Str. 68
44623 Herne
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung:
- Nachweisführung der Teilnahme am Trainings- und Wettkampfbetrieb,
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des LSB
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
- Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.
5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen
Es wird zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Mitgliederdaten (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakthistorie sowie weitere Daten die zur Betreuung im Verein notwendig sind)
Interessentendaten (insbesondere Kontaktdaten (s.o.) sowie weitere Daten die zur Beantwortung gestellter Fragen notwendig sind)
Beschäftigtendaten Zu Beschäftigten zählen insbesondere: Übungsleiter, Mitglieder des Vorstandes sowie ehrenamtliche Helfer für die Buchführung, Organisation von Veranstaltungen und die Öffentlichkeitsarbeit (Homepage, Soziale Medien, Presse). Verarbeitet werden Vertragsdaten und Leistungsdaten soweit diese für die Ausführung des Übungsbetriebes oder die Nachweisführung gegenüber übergeordneten Verbänden oder öffentlicher Kostenträger (Stadt / Land) erforderlich ist. Beispiele: Vertrags- und Abrechnungsdaten, Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Übungszeiterfassungsdaten sowie Terminverwaltungsdaten; Daten im Rahmen der Vereinskommunikation und IT-Systemnutzung und der hierbei gesetzlich erforderlichen Protokollierung.
Lieferantendaten: Lieferanten und Dienstleister (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakt- und Auftragshistorie sowie weitere Daten die zur Vertragserfüllung notwendig sind)
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Landesverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).
Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)
Interne Verarbeitung, Personen / Abteilungen, die an der Ausführung der jeweiligen Vertragsverhältnisses beteiligt sind (im Wesentlichen: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Einkauf, Telekommunikation und IT).
7. Datenübermittlung in Drittländer
Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen Anforderungen, erforderlicher Kommunikation, sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Eine weitergehende Übermittlung an Drittstaaten findet derzeit nicht statt.
8. Regelfristen für die Löschung der Daten
Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:
Löschung nach 10 Jahren:
- Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.
- Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden
Löschung nach 6 Jahren:
- Daten über Lohnabrechnungen und vergleichbare Vergütungen
- Geschäftsbriefe und E-Mails
Löschung nach 3 Jahren:
- Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)
Daten, die nicht unter die vostehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.
9. Technische Verfahren zur Datensicherheit
Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS). Der Zugriffsschutz wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet.
Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.
Hockey-Club Herne e. V.
Der Vorstand
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